Группа приема проб и оформления документации

Отдел приема образцов и выдачи протоколов испытаний создан для удобства обслуживания Заказчиков. Здесь производится прием образцов. Все поступившие образцы регистрируются, шифруются и передаются на исследования. Анонимность образцов гарантирует объективность полученных результатов. Отдел производит расчет стоимости услуг, оформляет счета и выдает их Заказчику. После выполнения исследований и получения результатов в отделе оформляется протокол испытаний.

              Прием образцов сотрудниками отдела осуществляется:

- с понедельника по пятницу – с 8.15 до 15.30;

- пятница   –  неприемный день для проб на микробиологические исследования.

         Прием образцов для исследований после указанного времени производится только по разрешению руководителя Испытательного Центра. 

Отбор проб продукции производится специалистами Заказчика, в соответствии с «Методическими указаниями по отбору проб пищевой продукции животного и растительного происхождения, кормов и кормовых добавок с целью лабораторного контроля их качества и безопасности», утверждёнными Заместителем Руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (от 21 мая 2009 г.) или в соответствии с другими действующими нормативными документами.

При приеме образцов сотрудники  проверяют правильность заполнения и информативность «Заявки на проведение лабораторных исследований (испытаний)» и «Акта отбора образцов (проб)» (при его наличии).

Заявка и Акт размещены на сайте ФГБУ «ВНИИЗЖ» (www.arriah.ru/ic), а также на информационном стенде отдела приема образцов для письменного заполнения.

Заявки принимаются в письменном виде в отделе приема образцов, по факсу ((4922) 52-99-22) или в электронном виде в формате PDF(E-mail: ic@arriah.ru).

Оформление и проведения анализа Заявки представителем Заказчика проводится при наличии доверенности.

Сотрудники отдела проводят входной контроль образцов:

- достаточность общего количества (либо единиц) образца в соответствии с «Требованиями к доставленному образцу пищевой продукции и кормов по видам исследований», размещенными на сайте ФГБУ «ВНИИЗЖ» и на информационном стенде в отделе приема образцов Испытательного Центра;

- соответствие упаковки;

- соблюдение режима доставки (если образец требуют особых условий хранения).

В Заявке в разделе «Дополнительная информация» записываются любые несоответствия и отклонения образцов от нормальных или требуемых условий, охарактеризованных в сопроводительных документах. 1.4. В случае заявления наряду с микробиологическими и других показателей, сотрудники информируют Заказчика о предоставлении отдельной упаковки образца для проведения микробиологических испытаний, что позволит ускорить процесс проведения исследований.

При необходимости (незначительное количество образцов, сохранение целостности большой упаковки) допускается процедура последовательного направления образцов на проведение исследований, при этом Заказчик информируется об увеличении сроков выполнения исследований в «Заявке на проведение лабораторных исследований (испытаний)».

При желании Заказчик может выбрать соответствующие методы исследований (испытаний), способные удовлетворить его требованиям. Ознакомиться с методами, применяемыми в ИЦ, Заказчик может на сайте ФГБУ «ВНИИЗЖ» и на информационном стенде отдела приема образцов в «Перечне методов исследований пищевой продукции, продовольственного сырья и кормов. Стоимость и сроки исполнения». Если Заказчик не предъявляет требований к методам исследований (испытаний), то сотрудники отдела самостоятельно выбирают методы проведения исследований согласно заявленной области аккредитации.

В случае если Заказчик требует проведения исследований (испытаний), не входящих в область аккредитации, то Испытательный Центр в «Протоколе испытаний» не делает ссылку на аттестат аккредитации.

По желанию Заказчика возможен возврат остатков образца(-ов) после проведения исследований (кроме образцов поступивших на микробиологические, радиологические и молекулярно-биологические исследования), что отражается Заказчиком при оформлении Заявки.

На основании заявки сотрудники отдела оформляют счёт на оплату испытаний.

Поступившие для испытаний образцы регистрируются в «Журнале регистрации образцов (проб) и выдачи результатов» и в электронном виде посредством применяемой информационной системы “ВЕСТА”, шифруются и передаются с заданием исполнителю в отдел под роспись.

По окончании исследований сотрудники отдела выдают Заказчику «Протокол испытаний». Выдача протоколов фиксируется подписью Заказчика в «Журнале регистрации образцов (проб) и выдачи протоколов».

Испытательный Центр обеспечивает обратную связь с Заказчиками. В Центре применяется анкетирование Заказчиков.

Обратную связь с потребителем используют для улучшения системы менеджмента качества и обслуживания заказчиков, совершенствования испытаний.